Regimento Interno

Assembléia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro

SECRETARIA-GERAL DA MESA DIRETORA ÓRGÃO DA PRESIDÊNCIA

ATO "N" / MD / N.º 449/99

A MESA DIRETORA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições regimentais,

RESOLVE:

1 - Entendem-se como arquivos da Assembléia Legislativa do Estado do Rio de Janeiro o conjunto de informações registradas em documentos produzidos e recebidos, em qualquer suporte e gênero, textuais e não-textuais, convencionais e legíveis por máquina, referentes às atividades decorrentes da existência da instituição.

2 - Cabe ao Departamento de Arquivo da Alerj a gestão integrada dos seus arquivos de qualquer idade, formato ou conteúdo informacional. A efetivação desta gestão sempre dependerá da formulação da política de arquivos da instituição, feita por sugestões desse departamento, discutidas com os setores político-administrativos da casa e aprovada pelos órgãos competentes. Esta política deverá espelhar a necessidade de racionalização no trato das informações registradas de natureza e atribuição arquivística, na busca de soluções que primem pela economia de recursos, pelo fácil e eficiente acesso e pela preservação e segurança das informações existentes.

3 - A gestão integrada, acima mencionada, consiste em tratar os arquivos da Alerj em bloco, isto é, os arquivos correntes, o arquivo intermediário e o arquivo permanente, de modo que exista um senso lógico na administração geral dos acervos e das informações.

4 - O Departamento de Arquivo, em prioridade máxima, deve elaborar, rever periodicamente e aplicar os instrumentos de classificação, de avaliação e de descrição.

5 - Entende-se como classificação como a atividade de determinação e aplicação das divisões possíveis dos acervos arquivísticos em fundos, séries, subséries, dossiês e peças, estas unidades de arquivamento são também conhecidas como " classes" e passarão a ser usadas na organização intelectual e na ordenação física dos acervos.

6 - A avaliação é compreendida como a verificação da existência ou da inexistência de valores administrativos, jurídicos, históricos, sociais, técnicos ou artísticos no conteúdo informacional dos documentos. O resultado lógico da avaliação consiste na determinação de prazos de guarda expressos numa tabela de temporalidade e na eliminação dos documentos com valores vencidos ou sem quaisquer valores que justifiquem a manutenção dos mesmos.

7 - A descrição é vista como a representação das referências às informações e aos documentos, entre classificados e avaliados.

8 - Estas atividades acima mencionadas visam o controle intelectual dos acervos, objetivando à organização do conhecimento acumulados pela Alerj, seu pronto acesso à própria instituição e ao público em geral, quando se tratar de documentação aberta à consulta, com ou sem restrições, observando quanto aos processos legislativos o disposto no Ato "N"/GP/nº 001/95.

9 - O Departamento de Arquivo deve também estudar e propor alternativas referentes à criação, à preservação e a difusão do conteúdo informacional dos acervos, sempre de acordo com os demais organismos da Alerj.

10 - O Departamento de Arquivo deverá, com o tempo, procurar influir na definição dos formatos dos documentos existentes ou a serem criados, buscando maior racionalização e economia de recursos. O ponto central da criação consiste na proposição, efetivação, modificação ou supressão de formulários, processos, bases e banco de dados, rotinas de comunicação convencional, informática e etc., desde que tais formatos não inviabilizem o cumprimento do Regimento Interno e da Constituição Estadual.

11 - A difusão consiste em se definir modos e formas de se publicar o conteúdo informacional dos acervos, por meios convencionais e eletrônicos, para os públicos interno e externo.

12 - A questão mais importante da preservação está relacionada aos espaços físicos, mobiliários, embalagens usados na guarda, assim como aos modos de manuseio, tramitação, empréstimo e etc.

13 - O funcionamento e a preservação dos arquivos correntes é de competência dos setores. Esta atividade deve ser desenvolvida de acordo com as orientações do Departamento de Arquivo, nos campos da classificação, avaliação, descrição e preservação. Em caso de dúvida, deve-se solicitar maiores esclarecimentos e as orientações necessárias.

14 - O funcionamento e a preservação do arquivo intermediário e do arquivo permanente da Alerj são de competência do Departamento de Arquivo. Toda e qualquer informação registrada, no formato de tipologias documentais, citada na tabela de temporalidade do órgão, como tendo valor intermediário ou valor permanente deve ser enviada prontamente ao Departamento de Arquivo. Os setores devem evitar manter acervos arquivísticos que não tenham valor corrente. Em caso de dúvida, deve-se solicitar maiores esclarecimentos e orientações necessárias.

15 - O Departamento de Arquivo poderá recolher os acervos considerados de valor intermediário e de valor permanente, na medida das possibilidades de armazenamento dos depósitos sob a sua responsabilidade. Este recolhimento deverá ser operacionalizado numa ação conjunta entre o setor e o departamento, procurando-se fazê-lo de modo planejado, ordenado e criterioso.

16 - O Departamento de Arquivo poderá inspecionar os arquivos correntes e de verificar a aplicação da tabela de temporalidade e do plano de classificação das informações e dos documentos da Alerj, não se aplicando aos processos legislativos.

17 - A consulta interna às informações e aos documentos da Alerj, assim como o empréstimo feitos aos parlamentares e aos funcionários, são permitidos desde que sejam justificáveis, como decorrência das atividades dos setores e das pessoas que a solicitem. Deste modo, os parlamentares e os responsáveis pelos setores (diretores ou seus representantes) devem assinar documentos indicando a data e a retirada de documentos do Departamento de Arquivo. Neste sentido, o empréstimo interno é assegurado, nos casos onde ele seja necessário para o bom andamento dos trabalhos administrativos ou técnicos da instituição, observando quanto ao disposto no Ato "N"/MD/N.º001/95

18 - O desarquivamento e a anexação de processos e de outros documentos devem ser entendidos como uma operação rotineira. Esta consiste na volta aos arquivos correntes e à tramitação de peças documentais, antes consideradas de valor intermediário ou, mais raramente, de valor permanente. Em todos os casos, o desarquivamento e a anexação devem ser registrados nas mesmas bases de dados usadas para controle dos acervos. Dever-se-á, também, preparar, se necessário, formulários para o registro destas operações.

19 - O Departamento de Arquivo deverá administrar, por meio de bases de dados e/ou documentos sob a sua guarda, solicitados por outros setores da instituição.

20 - Considera-se como documentos de livre acesso públicos os instrumentos destinados ao gerenciamento das informações registradas da Alerj. Para isto, o Departamento de arquivo os publica internamente e no site que dispõe na Internet. Estes instrumentos deverão ser republicados, todas as vezes que houver qualquer alteração significativa, derivada de ajustes e de revisões periódicas.

21 - Na forma da legislação em vigor, considera-se aberta à consulta pública externa toda e qualquer informação ou documento, classificados, avaliados, descritos e considerados de valor permanente, sob os quais não pesem quaisquer restrições que tenham apoio na lei dos arquivos ou em outro diploma complementar, observado quanto aos processos legislativos o disposto no Ato "N"/MD/N.º001/95.

22 - O consulente externo e os motivos da consulta deverão ser registrados (cadastro de consulentes) em base de dados e/ou em documentos convencionais, criados com este objetivo. O consulente externo deverá assinar termo de responsabilidade referente ao uso das informações coletadas.

23 - É vedado o empréstimo de documentos aos consulentes externos.

24 - É permitido o empréstimo para uso em exposições, mostras especiais e etc, sob a supervisão e acompanhamento do Departamento de Arquivo.

25 - As consultas, quando solicitadas pelo público externo, referindo-se às informações e aos documentos em processo de tratamento, deverão ser objeto de pedido específico, feito antecipadamente a sua efetivação. Este pedido deverá ser examinado, verificando-se a possibilidade e a pertinência do acesso. Inclui-se, neste caso, as informações e documentos de valor corrente e valor intermediário.

26 - Em qualquer caso, a consulta pública externa aos acervos da Alerj deve ser administrada pelo Departamento de Arquivo, excetuando-se a consulta aos processos legislativos, que será administrada exclusivamente pela Secretaria Geral da Mesa Diretora.

27 - As possíveis restrições ao acesso não se aplicam no caso de demandas e solicitações judiciais, sendo que nos Processos Judiciais que envolvam Processos Legislativos serão informados pela Mesa Diretora, vem como os que envolvam Mandato Parlamentar.

28 - O acesso público, administrado pelo Departamento de Arquivo, deve se pautar no respeito à legislação existente, ao direito de acesso público garantido em lei e ao respeito ao acesso interditado ou limitado às informações de natureza individual que possam estar sendo solicitadas a terceiros.

Rio de Janeiro, 31 de agosto de 1999

DEPUTADO SÉRGIO CABRAL FILHO
Presidente